Au cours de ma première année d’alternance dans l’Ensemble Scolaire Lasalle, j’ai eu l’occasion de mettre en place la solution GED bas carbone Zeendoc au sein du service de comptabilité. Sur ce projet, nous étions responsables, en autonomie, moi et Cody L. (mon collègue de travail, tout comme moi, alternant assistant informatique), de sa mise en place et de son suivi.
Mais tout d’abord, qu’est-ce que la solution Zeendoc :
ZeenDoc : Solution de Gestion Électronique de Documents (GED)
ZeenDoc est une solution de GED (Gestion Électronique de Documents) développée par la société Sages Informatique. Elle permet aux entreprises et aux administrations de dématérialiser, centraliser, organiser et sécuriser leurs documents pour un accès rapide et une meilleure gestion des flux d’informations.
🚀 1. Principales fonctionnalités de ZeenDoc
🔹 1.1. Dématérialisation et capture des documents
- Scan et intégration de documents papier.
- Importation de fichiers numériques (PDF, Word, Excel, images…).
- Intégration automatique des e-mails et de leurs pièces jointes.
- Reconnaissance automatique des caractères (OCR intelligent) pour indexer le contenu des documents.
🔹 1.2. Classement et indexation intelligente
- Classement automatique des documents grâce à l’intelligence artificielle.
- Recherche avancée via mots-clés, filtres et critères spécifiques.
- Gestion des métadonnées pour retrouver facilement les fichiers.
🔹 1.3. Gestion et workflow documentaire
- Circuit de validation et signature électronique des documents.
- Automatisation des tâches administratives (factures, contrats, RH…).
- Historique des modifications et suivi des actions sur chaque document.
🔹 1.4. Sécurisation et conformité
- Archivage des documents avec conformité légale (RGPD, normes ISO, etc.).
- Contrôle des accès avec gestion des droits utilisateurs.
- Sauvegarde et chiffrement des données pour éviter les pertes ou fuites.
🔹 1.5. Accès et collaboration simplifiés
- Plateforme 100% cloud accessible depuis n’importe quel appareil (PC, mobile, tablette).
- Partage sécurisé des documents avec des collaborateurs ou clients.
- Intégration avec d’autres logiciels métiers (comptabilité, RH, CRM…).
🎯 2. Cas d’usage et secteurs concernés
✅ Entreprises & PME
- Gestion des contrats, factures, devis et autres documents commerciaux.
- Automatisation du traitement des documents comptables.
✅ Administrations & Collectivités
- Dématérialisation des documents RH, dossiers citoyens, marchés publics.
- Simplification des démarches administratives et archivage sécurisé.
✅ Secteur médical & santé
- Gestion des dossiers patients et des documents médicaux.
- Conformité avec les normes de protection des données de santé.
✅ Secteur juridique & assurances
- Gestion des contrats, contentieux et dossiers clients.
- Archivage sécurisé et accès réglementé aux documents confidentiels.
🔥 3. Avantages de ZeenDoc
✅ Gain de temps : Recherche rapide et automatisation des tâches.
✅ Réduction des coûts : Moins d’impression, d’archivage papier et de stockage physique.
✅ Accessibilité : Documents accessibles en mobilité, même hors du bureau.
✅ Sécurisation : Protection des données et conformité légale.
✅ Écologique : Dématérialisation pour réduire la consommation de papier.
Détail du projet :
Nous avons choisi, pour notre cas de figure, la solution d’agent Windows qui range les documents dans un cloud.
Nous avons commencé par créer un répertoire de partage sur le serveur avec l’arborescence suivante :
- Un dossier « Fournisseurs » pour le classeur Fournisseurs avec les sous dossiers :
- « Factures »
- « Avoirs »
- Un dossier « NDF » pour le classeur Notes De Frais avec les sous dossiers :
- « Factures »
- « Tickets »
- « Frais Kilométriques »
Nous avons ensuite téléchargé et installé l’agent Zeendoc. De cet agent, on peut ensuite configurer les répertoires qui seront utilisés. Zeendoc les analysera en permanence et dès qu’il verra des fichiers déposés dedans, il les récupérera pour les intégrer et les organiser dans son cloud.
Grâce au répertoire réseau, nous avons pu combiner Zeendoc avec notre solution d’imprimante SHARP pour permettre au service comptabilité de pouvoir scanner des documents pour les envoyer directement vers le cloud.
Ce que cela a changé :
Avant, il était difficile pour le service de comptabilité de gérer la grande quantité de données à traiter tous les jours. Les données n’étaient pas forcément chiffrées et redondées.
Grâce à Zeendoc, elles sont maintenant protégées, accessibles n’importe où et avec un accès à des solutions de signature électronique et d’automatisation de tâches récurrentes.
Difficultés rencontrées :
Nous avons rencontré quelques difficultés tout au long du projet :
La personne qui est venue intervenir pour nous présenter et montrer le fonctionnement de Zeendoc était un commercial et n’a pas réellement pu nous aider et expliquer l’installation de l’agent, nous avons donc dû trouver et expérimenter nous-mêmes.
Après avoir installé et configuré l’agent, au redémarrage de l’ordinateur, Zeendoc ne redémarrait pas correctement et ne fonctionnait donc pas. Le problème venait que Zeendoc doit lancer 2 services dans un ordre précis, nous avons pu régler cela en créant et modifiant quelques règles dans l’éditeur de base de registre.
image illustrative
Compétences acquises :
Gérer le patrimoine informatique :
- Recenser et identifier les ressources numériques : Nous avons du recenser et identifier nos ressources pour l’intégration des scans directement vers Zeendoc.
- Exploiter des référentiels, normes et standards adoptés par le prestataire informatique : c’est le prestataire « Ynov’iT » qui nous a dirigés vers la solution Zeendoc.
- Mettre en place et vérifier les niveaux d’habilitation associés à un service : Nous n’avons donné accès à la solution et à ses données qu’aux seules personnes autorisées.
- Vérifier les conditions de la continuité d’un service informatique : Nous avons réglé les problèmes au redémarrage.
- Gérer des sauvegardes : Les documents envoyés sur le cloud Zeendoc sont tous redondés.
- Vérifier le respect des règles d’utilisation des ressources numériques : Nous avons vérifié que le service comptabilité utilisait bien l’outil mis à disposition.
Répondre aux incidents et aux demandes d’assistance et d’évolution :
- Collecter, suivre et orienter des demandes : Nous avons entièrement géré la demande d’intégration de Zeendoc
- Traiter des demandes concernant les services réseau et système, applicatifs : Nous avons traité la demande concernant le service applicatif Zeendoc
- Traiter des demandes concernant les applications : Nous avons traité la demande d’application Zeendoc
Mettre à disposition des utilisateurs un service informatique :
- Réaliser les tests d’intégration et d’acceptation d’un service : Nous avons fait des tests avant d’intégrer Zeendoc au service comptabilité
- Déployer un service : Nous avons déployé un service de GED
- Accompagner les utilisateurs dans la mise en place d’un service : Nous avons bien sûr accompagné le personnel qui était destiné à utiliser le service dans l’intégration du service à leur tâche quotidienne