Au cours de ma deuxième année d’apprentissage au sein de l’ensemble scolaire Lasalle. J’ai pu travailler en autonomie sur un projet de réalisation d’un inventaire/étude de l’existant du matériel informatique de la partie Saint-Louis de l’établissement.
Cet inventaire devait recenser uniquement les PC, écrans interactifs et imprimantes. Donc je n’ai pas dû recenser les écrans, périphériques, téléphones, imprimantes, disque externe, serveurs, switch et tout autre matériel réseau. Il n’y avait pas non plus besoin de réaliser un inventaire de la partie logicielle du parc.
Cette demande d’inventaire a été formalisée par l’administration à des fins d’évolution du parc et de la suppression du matériel trop ancien. Mon supérieur hiérarchique s’est donc occupé de la partie Sainte-Barbe de l’ensemble scolaire, et ainsi, moi, de la partie Saint-Louis.
Avant de revenir sur les détails et la méthode de cet inventaire, revenons sur ce qu’est un inventaire informatique.
Résumé :
Qu’est-ce qu’un inventaire informatique ?
Un inventaire informatique est une liste détaillée de tout le matériel et tous les logiciels utilisés dans une entreprise ou une organisation. Cela permet de savoir exactement ce qu’on possède, où ça se trouve, et dans quel état c’est.
On parle aussi parfois de gestion de parc informatique.
Que contient un inventaire informatique ?
1. Matériel (hardware)
Tout ce qui est physique, par exemple :
- Ordinateurs (PC, Mac, portables)
- Serveurs (physiques ou virtualisés)
- Écrans
- Imprimantes
- Claviers, souris
- Téléphones d’entreprise
- Routeurs, switchs, bornes Wi-Fi
- Disques durs externes
On note :
- Marque / modèle
- Numéro de série
- Date d’achat
- État (neuf, usé, à réparer)
- Affectation (à quel utilisateur ou à quel service)
2. Logiciels (software)
Tout ce qui est installé sur les appareils :
- Systèmes d’exploitation (Windows, Linux, MacOS)
- Logiciels métiers (ERP, CRM, logiciels de comptabilité, etc.)
- Antivirus, pare-feu
- Bureautique (Microsoft Office, LibreOffice)
- Applications spécifiques (Photoshop, Autocad…)
On note :
- Nom du logiciel
- Version
- Licence (achetée, abonnement, open source)
- Date d’installation
- Date de renouvellement ou d’expiration
Pourquoi faire un inventaire informatique ?
- Connaître son parc : éviter d’acheter inutilement du matériel qu’on a déjà.
- Assurer la sécurité : voir si des appareils ou logiciels sont obsolètes ou vulnérables.
- Gérer les coûts : mieux planifier les achats, réparations, renouvellements.
- Être conforme : respecter les audits, les réglementations (exemple : RGPD en Europe).
- Faciliter le support : savoir exactement ce qu’un employé utilise quand il appelle l’assistance.
Exemples Concrets
👉 Exemple 1 :
Une PME possède 50 ordinateurs portables. L’inventaire informatique permet de savoir que 10 d’entre eux ont plus de 5 ans, qu’ils commencent à être lents et qu’il faudra prévoir un remplacement l’année prochaine.
👉 Exemple 2 :
Lors d’un contrôle de licences logicielles, une entreprise découvre grâce à son inventaire qu’elle a installé 20 fois Photoshop… mais qu’elle n’a payé que 15 licences. Elle peut donc régulariser avant d’avoir une amende.
👉 Exemple 3 :
En cas de vol, l’entreprise fournit immédiatement à l’assurance une liste détaillée du matériel volé (modèle, numéro de série, valeur), ce qui accélère le remboursement.
Comment faire un inventaire informatique ?
- Manuellement : avec Excel, Access, ou un document partagé.
- Automatiquement : avec des logiciels spécialisés comme GLPI, OCS Inventory, Lansweeper, etc. Ceux-ci scannent le réseau et collectent automatiquement les données.
- Étiquette RFID ou code-barres : pour identifier facilement chaque appareil.
Détails du projet :
Pour faire cet inventaire, j’ai dû utiliser la méthode manuelle en remplissant un tableau Excel que je partageais ensuite à mon supérieur via notre espace » Teams » . Cette méthode est peu ou difficilement évolutive, peut contenir des erreurs humaines et est fastidieuse. Mais malheureusement je n’avais pas les droits et autorisations nécessaires à l’élaboration d’une solution d’automatisation.
Pour ce faire, j’ai commencé par élaborer mon architecture de tableau Excel en émettant une liste des besoins et informations devant y apparaître. J’ai donc demandé à mon supérieur ces données que j’ai ensuite formées sur mon tableau comme tel :
Exemple de tableau :
| Etage | Salle/pièce/localisation | Type | Nom | Modèle | Année | Etat | Info. complémentaires |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1ER | B150 | PC | M0167 | Dell OptiPlex 3040 | 2015 | TB | Tour |
| VP | x | Epson EB-675Wi | 2016 | TB |
Ici, nous avons un exemple de données rentrées de la même manière que j’aurais pu le faire dans mon tableau. Voilà ce qu’elles affirment :
Nous regardons le matériel présent dans la salle de classe « B150 » présente au « premier étage« . Il y a dans cette salle un PC et un vidéo-projecteur. J’y renseigne leur nom, leur modèle et dans la partie « Année« , ce sont les années de commercialisation du modèle (les dates exactes ou date d’achat pouvant être impossibles à retrouver parfois).
La partie « État » est renseignée comme telle :
- « TB » : un « très bon » appareil dont l’utilisation est fluide et sans problème, bénéficiant d’une apparence physique en bon état.
- « B » : un « bon » appareil qui peut être un peu lent parfois mais cela n’empêche pas son utilisation, ou bien son apparence physique laisse à désirer.
- « M » : un « mauvais » appareil qui est peu ou inutilisable de par sa lenteur et/ou qui a une très mauvaise apparence physique.
- « HS » : un appareil « hors service » qui est inutilisable dans l’état actuel.
Enfin, la partie « Info. Complémentaires« , comme son nom l’indique, contient des informations supplémentaires qui peuvent être pertinentes. Par exemple, pour les PC, j’y renseignais leur type : Tour, portable, mini-tour. Mais cela peut aussi bien être des indications sur son physique.
Mon supérieur m’a aussi demandé de profiter de ce projet pour vérifier les niveaux d’accès de chacun des postes et appareils et effectuer des mises à jour applicatives, de firmware ou de sécurité s’il y en a besoin.
Exemple : logiciel métier, suite bureautique, antivirus, pare-feu, applications spécifiques, etc.
J’ai donc attendu les vacances scolaires et j’ai profité du fait qu’il n’y ait plus personne pendant cette période « hors-production« . Je suis allé de salle en salle, dans toutes les pièces du bâtiment en passant par chacun des équipements. Je commençais par les allumer pour vérifier leur fonctionnement, leur mise à jour système et applicatif, et leur niveau d’accès. En même temps, je recherche la date de commercialisation grâce au modèle et je note son nom, puis je l’éteins.
Ce que cela a permis :
Nous avons pu, moi et mon supérieur, apporter le livrable attendu à l’administration afin qu’il puisse se mettre d’accord sur des évolutions prochaines.
Difficultés rencontrées :
La difficulté à été de devoir le faire à la main. Et de s’organiser sur des plages de temps hors-production.
Compétences acquises :
Gérer le patrimoine informatique :
- Recenser et identifier les ressources numériques : L’intégralité du projet a pour but de recenser et identifier nos ressources.
- Exploiter des référentiels, normes et standards adoptés par le prestataire informatique : J’ai exploité des référentiels comme ITIL (Information Technology Infrastructure Library) pour organiser les actifs et respecter les standards de codification de l’entreprise.
- Mettre en place et vérifier les niveaux d’habilitation associés à un service : Par la même occasion j’en ai profité pour vérifier les niveaux d’habilitation des différents services.
- Vérifier les conditions de la continuité d’un service informatique : Ce projet avait pour but de vérifier les conditions d’un service informatique et prévoir les évolutions nécessaires à sa bonne continuité.
- Gérer des sauvegardes : J’ai profité de cette occasion pour effectuer des sauvegardes des données critiques.
- Vérifier le respect des règles d’utilisation des ressources numériques : Par ce projet, j’ai pu vérifier le respect des règles d’utilisation des ressources numériques mises à disposition.
Répondre aux incidents et aux demandes d’assistance et d’évolution :
- Collecter, suivre et orienter des demandes : L’administration nous a fait une demande que l’on a traitée.
- Traiter des demandes concernant les services réseau et système, applicatifs : J’ai traité la demande concernant les services réseau et système, mais j’ai aussi traité celle concernant les mises à jour applicatives.
- Traiter des demandes concernant les applications : J’ai traité la demande concernant les applicatifs des différents appareils.